Bollnäs kommun återinför Medvinds schemaplaneringsprogram

Efter några år med excelark, papper och penna är det återigen Medvinds schemaplaneringsprogram som gäller vid Socialförvaltningen i Bollnäs kommun. Mona Norén, enhetschef anhörigstöd, berättar om det behov av effektivare schemaplanering som uppstod och återinförandet av det system man en gång hade.

Mona Norén berättar om Medvinds schemaplaneringsprogram.

Mona, Socialförvaltningen hade ju redan jobbat i Medvind tidigare, valde bort systemet för att några år senare återinföra det. Hur har det gått med implementeringen, är ni nöjda så här långt?

- Ja, vi är nöjda. Vi började återinföra Medvind för ett halvår sedan, i oktober 2015. Schemaplanering och uppföljning var det vi implementerade först och just nu håller vi på med vikariehanteringen. Vi har ännu inte kört igång Passmarknaden men ser fram emot att testa den funktionen också.


Varför valde ni bort systemet, egentligen?

- Svårt att säga. Jag hörde själv till dem som var väldigt nöjda med Medvind, men det fanns chefer och schemaläggare som inte använde systemet alls på den tiden. Jag blev bestört när man tog bort det.


Tyckte de att systemet var för krångligt?

- Nej, jag vet faktiskt inte vad bakgrunden var till att man valde att göra som man gjorde. Det är ju några år sedan, också. 


Vad fick ni i stället sedan, under mellantiden?

- Mest blev det planering i Excel faktiskt, och papper och penna. Det var som att gå tio år tillbaka i tiden. Vi använde visserligen vissa funktioner i ett annat schemasystem, men det funkade inte så bra, det var inte vad vi behövde. Med tiden stod det klart att vi behövde ett riktigt schemaplaneringsprogram, och för två år sedan fick jag i uppdrag att upphandla ett nytt. 


Och det blev Medvind som vann den upphandlingen.

- Medvind vann. Vi är ju fortfarande i uppstartsfasen men det har gått bra så här långt, vi har fått med både schemaläggarna och cheferna den här gången. Medvind har varit här och utbildat, följt upp och stöttat. Nu utbildar vi själva resten av personalen.


Vilka styrkor ser ni i Medvind, jämfört med det arbetssätt ni hade i mellanfasen?

- Skillnaden är i första hand överblicken man får i Medvind. Man ser utlagda timmar och kan jämföra med budget så man inte överstiger resurserna, man får en bra översikt direkt. Här finns jättebra uppföljningsmöjligheter för att få koll på timmar, hur mycket plustid och akuttid personalen gör. Med papper och penna blir det väldigt svårt att hålla koll på det, det blir omständligt. 


På vilket sätt ger Medvind stöd i era arbetsprocesser?

- Det underlättar som sagt uppföljningen otroligt mycket. Det blir helt enkelt effektivare schemaplanering, att man använder personalen mer effektivt. Att man kan lägga ett resursbehov och matcha personalens arbetstider mot det. Det blir också väldigt överskådligt med grafer, man kan se om planeringen stämmer eller om man måste göra förändringar. I Excel är det omöjligt.


Använder alla på Socialförvaltningen Medvind? Och hur har systemet tagits emot av medarbetarna? 

- De allra flesta kommer att använda Medvind, med några få undantag. Just nu arbetar vi som sagt med att få in vikarierna i systemet. Den schemalagda personalen tycker att systemet är lätt att förstå, de funktioner de kommer i kontakt med är intuitiva. Det har tagits emot väldigt väl av hela personalen den här gången, av såväl medarbetare som chefer.


Kontakta oss
 
Skicka
820
838