Gävle kommun testar vakansplaneringen i Medvind

I Gävle har kommunen med stor framgång använt sig av Medvind under hela 2000-talet. Under oktober till december 2015 har man även använt systemets vakansplanering på prov. Hur har testperioden gått? Vi har talat med Birgitta Svensk, systemförvaltare på Gävle kommun.

Gävle kommun testar vakansplaneringen i Medvind.

Birgitta, du var med och introducerade Medvind inom Vård och omsorg i Gävle 2001. Det låter som att ni är rätt nöjda med systemet?

- Ja men absolut, vi är väldigt nöjda. Det hjälper oss att arbeta effektivt för att nå verksamhetens mål, men vi har inte använt oss av alla möjligheter som finns i systemet idag. Vakanshanteringen till exempel, den hade vi inte testat.


Har det gått bra så här långt, att introducera vakansfunktionerna?

- Det har varit väldigt positivt hittills, enkelt att introducera i verksamheten och själva systemet är otroligt intuitivt. Men vi är 2 200 i hela verksamheten, och vi har ännu bara testat på 200 medarbetare. Det svåra är inte att lära sig själva programvaran, det svåra är att få till tydliga rutiner och processer internt, så att alla gör på samma sätt. Men resultatet är ännu mer positivt än jag trodde så jag tror stenhårt på det här och tycker det är lysande. 


Varför ville ni testa detta nu?

- Våra medarbetare idag ställer krav på att kunna balansera sin arbetssituation och livssituation. Vi vill självklart att alla i organisationen ska ha en bra arbetsmiljö, och i Medvind finns funktioner som gör det möjligt för både ordinarie personal och vikarier att vara delaktiga och påverka sin egen arbetssituation. Det ger oss samtidigt chansen att förbättra vår kundkvalitet och att bli ännu effektivare.


På vilket vis förbättrar vakanshanteringen er kundkvalitet?

- Vi lyckas få mycket bättre kontinuitet i verksamheten tack vare systemet. Ett exempel är att vikarierna själva plockar pass. De väljer då ofta att jobba vidare med kunder de redan känner, och på enheter där de redan kan rutinerna. För kunderna innebär det här att de i högre utsträckning får träffa samma personal. Det blir mindre stress för alla parter.


Berätta lite hur ni arbetar med vakanshantering i Medvind

- Grunden är att vi arbetar med årsarbetstid. Målet är att planera ut cirka 80 procent av arbetstiden, resten av tiden får vår ordinarie personal själva planera. Här använder vi den så kallade passmarknaden, som personalen övervakar och där de plockar önskade pass. Vakanser som uppstår publicerar vi på passmarknaden och när ordinarie personal har bokat upp sig kan timvikarierna boka in sig på övriga pass.


Hur har ert nya arbetssätt påverkat arbetet för era planerare och arbetsledare?

- De har upplevt själva lösningen som enkel och effektiv. För att inte röra ihop det får man arbeta med "kända vikarier", det vill säga vikarier som redan kan rutinerna på de enheter där de kan boka upp sig. I passmarkanden ingår även en funktion för att överlåta pass till ordinarie kollegor, vilket upplevs som positivt av både arbetsledare och medarbetare.


Framtiden då, vad tror du om den?

- Nästa steg för vår del är ju att fatta beslut om att gå vidare och införa vakanshantering i hela verksamheten. Vi behöver besluta om roller och ansvar, ta fram en utbildningsplan, och det måste vara tydligt vem man kan vända sig till ifall det uppstår frågor eller problem. Det måste vi göra internt. Sedan ser vi fram emot att börja använda Medvind i mobilen också, det kommer att vara ett viktigt och bra verktyg framöver. Ett av de främsta målen är som sagt att medarbetarna ska känna sig delaktiga och uppleva en förbättrad arbetsmiljö.

Kontakta oss
 
Skicka
820
831